Logistics/Procurement Assistant (National Staff) مالی و تدارکات (کارمند داخلی)

Bachelor's Degree   Badakhshan, Afghanistan Full Time 885
Date Posted:Jul 13, 2020
Reference:003
Closing Date:Jul 30, 2020
Work Type:Full Time
Number of Vacancies:1
Gender:Any
Functional Area:Procurement and logistics
Nationality:Afghan
Salary Range:As per company salary scale
Years of Experience:2 Years
Contract Duration:Not specified
Extension Possibility:No
Contract Type:Permanent
Probation Period:Unspecified
Required Languages:Dari,Pashto,English

About Badakhshan Energy Company (BEC):

Founded:

Established through a public-private partnership between the Government of the Islamic Republic of Afghanistan and Badakhshon Energy Company (BE), a subsidiary of the Aga Khan Fund for Economic Development (AKFED), BE is an energy utility company operating in the Badakhshan Province of Afghanistan. The Government of Afghanistan has handed over the operation of Badakhshan’s energy system to BE but will maintain ownership. BE’s goal is to bring clean, reliable and affordable electricity to every household in the Province and create a sustainable operation that will be handed back to the Government at the end of the partnership. Since 2007, AKFED has provided electricity to more than 50,000 people four districts along the Panj (Amur) River in Badakhshan Province through its Tajikistan-based utility, Pamir Energy.


از طریق مشارکت عامه و خصوصی میان دولت جمهوری اسلامی افغانستان و شرکت بدخشان انرژی – یکی از نمایندگی­های صندوق توسعه اقتصادی آقاخان ( (AKFEEDایجاد شده است. شرکت بدخشان انرژی از شرکت­های فراهم کننده انرژی بوده و در ولایت بدخشان افغانستان فعالیت دارد. حکومت افغانستان، عملیاتی سازی سیستم انرژی در ولایت بدخشان را به این شرکت واگذار کرده است، اما حق مالکیت خود را حفظ خواهد کرد. شرکت بدخشان انرژی به منظور فراهم ساختن برق پاک(حفظ محیط زیست)، قابل اطمینان و کم‌هزینه برای هر یک خانواده­ ساکن در این ولایت و ایجاد عملکرد پایدار، فعالیت می­کند که در ختم دوره مشارکت، دوباره به حکومت واگذار خواهد شد.

از سال 2007 بدین‌سو، صندوق توسعه اقتصادی آقاخان، برای بیشتر از 50,000 نفر در چهار ولسوالی ماورای دریای آمو ولایت بدخشان از طریق تسهیلات خویش در تاجیکستان «پامیر انرژی»، برق فراهم ساخته است.

 


Job Summary:

The Procurement Assistant will receive procurement requests and ensure that procurement policies and procedures are followed on time, in compliance with company rules and according to procurement plans. S/he will ensure that all procurements are made with the correct supporting documents attached, and promote a culture of ‘zero tolerance’ with regards to corruption, fraud, interference or bribery in Afghanistan. S/he will maintain high sourcing standards, and support the Procurement Manager to ensure operations are well-supported to complete activities.

دستیار تدارکاتی با رعایت قوانین شرکت و طبق برنامه های تدارکاتی ، درخواستهای تهیه را دریافت می کند و اطمینان می دهد که خط مشی ها و رویه های تهیه به موقع پیگیری می شوند. وی اطمینان خواهد داد كه تمام تداركات با اسناد پشتیبان صحیح انجام شده ، و فرهنگ «صفر تحمل» در رابطه با فساد ، کلاهبرداری ، دخالت یا رشوه در افغانستان ترویج خواهد شد. وی استانداردهای منابع بالایی را حفظ خواهد کرد و از مدیریت تدارکاتی حمایت می کند تا اطمینان حاصل کند که عملیات به خوبی انجام می شود.



Duties & Responsibilities:

• Receive and/or be assigned to new procurement requests by the Officer.

• Ensure that buying staff receive quotations and/or make purchases from a diverse range of suppliers that are vetted and represent best value for money.

• Regular follow up on procurement request from other related departments.

• Receiving quotations from the suppliers.

• Review all documents before sending to Procurement officer for final pre-payment check.

• Maintain tracking system of all equipment issued to the staff and that staff are trained in the use and care of equipment issued to them

• If an asset is procured at the district office level, it has to be immediately reported to the Store keeper focal person.

• Assist Logistics officer in preparation of contracts, minutes, RFA and other related documents.

• Recording daily purchases in database on regular basis.

• Checking and verification of documents/invoices before presenting to finance for payment.

• Promote the inclusion, empowerment and promotion of female staff as equal colleagues within the workplace.

• Maintain a very well organized filing and documentation system, hard and softcopies, for all Procurement processes documents including PR, Quotations, POs/Contract, suppliers’ delivery notes, and other documents related to supply chain.

• Scan all procurement and payment documents and record the soft copies in appropriate HDD.

Any other tasks assigned by supervisor.

• Conduct regular stock count with store keeper and reconciliation with his own purchase records.



II-GENERAL Responsibilities:


• Holds self-accountable for making decisions, managing resources efficiently, achieving and role modelling BEC values

• Holds the team and partners accountable to deliver on their responsibilities - giving them the freedom to deliver in the best way they see fit, providing the necessary development to improve performance and applying appropriate consequences when results are not achieved.

• Sets ambitious and challenging goals for themselves and their team, takes responsibility for their own personal development and encourages their team to do the same

• Widely shares their personal vision for BEC, engages and motivates others

future orientated, thinks strategically and on a global scale.

• Builds and maintains effective relationships, with their team, colleagues, members and external partners and supporters

• Values diversity, sees it as a source of competitive strength approachable, good listener, easy to talk to.

• Develops and encourages new and innovative solutions

willing to take disciplined risks.

• Honest, encourages openness and transparency; demonstrates highest levels of integrity


•    دریافت و رسیدگی به درخواستی های جدید تداركاتی که توسط آمر تدارکات ارایه می شوند.

•    اطمینان حاصل کردن از این كه هیات خریداری تمام اجناس پیشنهادی مورد نیاز کارمندان را خریداری می کند و تطبیق بل های خرید آن با کمترین بهای پول.

•   پیگیری منظم در صورت درخواست تهیه از سایر بخشهای ذیربط.

•   دریافت تمام نرخ نامه ها از تهیه کننده گان.

•   قبل از ارسال به آمر تدارکات برای بررسی نهایی پیش پرداخت ، تمام اسناد را بررسی کنید.

•  کلیه تجهیزات صادر شده به کارکنان را حفظ کرده و کارکنان در استفاده و مراقبت از تجهیزات صادر شده به آنها آموزش ببینند.

•   اگر جنس در سطح ولسوالی تهیه شده است، باید فورا به مسوول خریداری و تدارکات گزارش داده شود.

•   کمک به آمر تدارکات در تهیه قراردادها ، صورت جلسهRFA و سایر اسناد مرتبط.

•    ثبت و دیتابیس خریدهای روزانه در پایگاه داده به طور منظم.

•   بررسی و تأیید اسناد / فاکتورها قبل از ارائه برای تأمین اعتبار برای پرداخت.

•   مشارکت ، توانمندسازی و ارتقای ظرفیت کارمندان زن به عنوان همکاران دارای تساوی جنسیتی در محیط کاری.

•   برای کلیه اسناد فرآیندهای تهیه از جمله روابط عمومی ، نقل قول ها PO / قرارداد ، یادداشت های تحویل تهیه کنندگان و سایر اسناد مربوط به زنجیره تأمین ، یک سیستم تشکیل پرونده و اسناد و مدارک بسیار منظم ، سخت و نرم را حفظ کنید.

•    کلیه اسناد تهیه و پرداخت را اسکن کرده و نسخه های نرم را در HDD مناسب ثبت کنید.

 •  انجام سایر وظایف دیگری که توسط مسئول تعیین شده است.

•    تهیه لیست از اجناس خریداری شده و تطبیق آن با موجودی در تحویل خانه بعد از مدت معین.


مسئولیت های عمومی

•    برای تصمیم گیری ، مدیریت منابع موثر ، دستیابی و نقش آفرینی در مقادیر BEC ، خود مسئولیت پذیر است

•   تیم و شرکا را پاسخگو می دانند تا وظایف خود را برعهده بگیرند - به آنها آزادی تحویل را به بهترین وجهی که مناسب می بینند ، فراهم   می کند و توسعه لازم را برای بهبود عملکرد و اعمال عواقب مناسب در صورت دستیابی به نتایج حاصل نمی کند.

•    اهداف و اهداف بلندپروازانه و چالش برانگیز را برای خود و تیم خود تعیین می کند ، مسئولیت پیشرفت شخصی خود را بر عهده می گیرد              و تیم خود را به انجام همان کار ترغیب می کند.

•    دیدگاه شخصی خود را برای BEC به طور گسترده به اشتراک می گذارد ، دیگران را درگیر می کند و باعث ایجاد انگیزه می شود

  آینده گرا باشد، استراتژیک و در مقیاس جهان بیندیشد.

•    با تیم ، همکاران ، اعضای و شرکای خارجی و حامیان خود ، روابط موثری ایجاد و حفظ می کند

•    تنوع ارزش ، آن را به عنوان منبع قدرت رقابت قابل دسترسی ، شنونده خوب ، آسان برای گفتگو می بیند.

•    راهکارهای جدید و نوآورانه را توسعه داده و ترغیب می کند مایل به خطرات انضباطی است.

•    صادقانه ، شفافیت و شفافیت را تشویق می کند. بالاترین سطح صداقت را نشان می دهد.



Job Requirement:

Minimum Qualifications:

• Bachelor’s Degree.

• 2+ years of experience working in Logistic Field.

 

Person Specifications & Attributes

You must have:

• Advanced level of verbal and written communication in Dari, Pashto and English,

• Strong presentation, writing and interpersonal skills,

• Strong team player with a proactive approach,

• Attention to detail,

• High degree of integrity and ethical responsibility,

• Ability to deliver high-quality work in a deadline-driven environment,

• Passion for the service BE provides and the communities BE serves.


حد اقل شرایط برای واجد بودن:

·         لیسانس .

·        حداقل 2 سال تجربه کاری دربخش تدارکات.

 


ویژگی‌ها و خصوصیات فردی

شما باید:

·        سطح پیشرفته ارتباط کلامی و کتبی به زبان های دری ، پشتو و انگلیسی

·        مهارت­های ابتدایی در زمینه بیان، نوشتن و توانایی ایجاد ارتباط با مردم داشته باشید.

·         رویکرد بسیار فعال و فعالیت برجسته داشته باشید.

·        به جزئیات توجه داشته باشید.

·        داشتن بیشترین امانتداری و مسوولیت اخلاقی.

·        داشتن توانایی تحویل دهی کار با کیفیت در موعدهای تعیین شده. 

·        علاقمندی زیاد به خدماتی که بدخشان انرژی ارائه می دهد و جوامعی که به آنها خدمات میرساند داشته باشید.



Job Location:

Afghanistan, Badakhshan
This job is expired